Sempre que estamos perante um desafio, somos chamados individualmente ou em equipa, a dar o melhor de nós!

Independentemente de o desafio ser individual ou de grupo, o importante é conseguirmos ativar o mais breve possível a nossa capacidade desconstruir o assunto.

Muitas vezes, assalta-nos uma ansiedade que nos tira a serenidade necessária para, de forma racional, perceber sequer o que nos está a ser pedido.

Caímos na tentação de querer ter a resposta na ponta da língua, resolver o assunto de imediato, começar a “dar ordens” de imediato, sem pensar nem refletir, lançando nos outros um rastilho de pânico e instabilidade que nos podem levar a resultados e consequências inesperadas.

Nestas situações, a primeira coisa a fazer é parar, respirar um pouco, e o que para mim ou determinada situação pode ser uns segundo ou uns minutos, para outros, pode ser sair para arejar, dar uma volta. O objetivo é parar!

O parar implica fazer um corte com tudo o que temos em mente e que acaba por se enrolar e prejudicar a clareza com que devemos olhar para o desafio.

Por isso, perante certas situações, e no que me diz respeito a mim, não resolvo quando os outros acham que tenho de resolver, resolvo quando eu me sentir capaz e em condições de parar, dissociar-me de outras preocupações e ocupações e aí sim, estarei em condições de me focar no desafio.

Não somos todos iguais, claro, cada um deverá ter o autoconhecimento e conhecimento suficiente da equipa para saber em que momento começar!

Prontos que estejamos, o primeiro convite é responder à pergunta: “onde quero chegar?” “O que está ser pedido?” “O que se pretende com a resolução do desafio?” No fundo, o que é esperado.

A partir do momento em que eu sei onde quero chegar, e consigo visualizar o resultado esperado, devo perguntar-me “onde estou?”

A resposta à pergunta “onde estou” vai trazer-me a autoconsciência individual ou de grupo e permitir visualizar a que distância se está.

Não importa se se está muito longe, o que importa é que se tenha presente a que distância se está do resultado que é esperado.

E é aqui que começa a desconstrução do desafio, do ponto onde estamos ao ponto onde queremos chegar!

Desconstruir significa desmontar o desafio em vários desafios, e esses, em vários outros desafios, cada vez mais simples e atingíveis, até que se comece a perceber que afinal é possível.

Para cada “subdesafio”, segue-se a pergunta o que é preciso para que isto aconteça? Quem tenho de envolver? Que recursos?

E antes de ir “comprar” ou “contratar”, é essencial listar os recursos que já se tem, sejam competências individuais ou da equipa, sejam recursos técnicos ou materiais, para identificar aqueles que precisamos adquirir ou afetar e que não dependam só de nós!

Para o que falta, a estratégia é simples, identificar, visualizar o caminho e definir a estratégia, e nunca andar à deriva!

Desconstruir é tão importante para um grande projeto como para um pequeno desafio que apareça do nada.

O desafio é termos a capacidade de mentalmente e em segundos parar, perceber o que está em causa, identificar o que está ao nosso alcance fazer de imediato e o que, e quem, precisamos fazer e envolver para resolver!

Para construir, é preciso desconstruir primeiro e, com clareza, reunir todos os esforços para reconstruir!

A minha partilha é apenas uma reflexão do que já faço de forma natural, mas existem muitas ferramentas que nos ajudam a esquematizar e entender melhor o processo.

Caso queiras saber mais, partilhar alguma ideia ou colocar alguma questão, estou ao dispor!

As solicitações diárias enchem-nos de tantas ocupações que rapidamente se transformam em preocupações, e sem darmos por isso, numa bola de neve que nos embrulha de tal forma que parece que nos falta a clareza para encontrarmos a saída!

No caso das Autarquias, a quantidade e diversidade de atribuições e competências que lhe estão cometidas, intensificam a exigência do dia a dia!

Nos últimos anos, temos vindo a assistir a um avolumar de “prestação de contas” às estruturas Governamentais com tutela ou competências de controlo e acompanhamento da atividade Local, com vista a prestar contas ao nível Nacional, o que aumenta substancialmente o número de tarefas diárias!

A esta realidade, acresce agora a Transferência de Competências em diversas áreas a que os Municípios, cada um ao seu ritmo, nos últimos dois anos, foram anuindo!

Não menos importante, a conjuntura Covid-19 que obrigou a prontamente dar resposta a diversas frentes, sem prejuízo de tudo o resto!

Não se trata de lamentação, mas sim de constatação de que para “dar conta do recado”, são necessários recursos, mas acima de tudo uma postura construtiva de reajustamento diário, tentando acorrer a todas as frentes da melhor forma possível.

Cada um tem a sua realidade!

Não será apenas na Administração Local, é claro, mas falo da realidade que conheço, e que é transversal aos 308 Municípios!

Neste contexto, gerir prioridades é um desafio diário para todos!

Cada um de nós tem de adotar estratégias que nos permita gerir prioridades! Gerir prioridades implica adotarmos ferramentas que nos ajudem a identificar, listar, fazer a ficha técnica da prioridade e programar a sua realização em função disso.

Não é uma tarefa fácil, mas é possível! Quanto mais consciente e natural for o processo, mais fácil será definir prioridades e agir em conformidade.

São muitas as ferramentas disponíveis! A determinação de cada um em inteirar-se é que é determinante para conseguir melhorar diariamente a capacidade priorizar!

A nossa saúde mental precisa de tranquilidade! O nosso estado de ansiedade influencia o ambiente e a equipa, por isso, cabe a cada um trabalhar para que seja o mais saudável possível!

Quem me conhece sabe que eu sou fã das grelhas, mas a palavra certa para hoje é matriz! Com a matriz seja do que for, consigo organizar o pensamento e de forma rápida fazer uma avaliação do que é prioritário!

É preciso ter a fotografia do todo para conseguir desconstruir e priorizar!

Então, no que diz respeito a priorizar eu gosto de utilizar a matriz de Eisenhower, desenvolvida pelo 34° Presidente dos Estados Unidos, Dwight D. Eisenhower, uma matriz que nos ajuda a agrupar as atividades em função de duas variáveis: importância e urgência.

Como tarefas importantes, aquelas que, após realizadas, têm impacto direto nas metas que definimos e nos propósitos que desejamos atingir;

Já as tarefas urgentes, são aquelas que têm prazos definidos e a terminar e que exigem atenção no momento. Caso não recebam a atenção necessária, podem resultar nalgumas consequências mais ou menos graves!

O primeiro objetivo é listar todas as tarefas que tivermos em mãos, e agrupa-las!

Depois de agrupar as tarefas em urgentes e importantes, é hora de voltar a classifica-las em função da intensidade (baixa ou alta) e dividi-las em 4 grupos:

No quadrante Muito importante e Muito urgente estarão as tarefas que carecem de resposta imediata, com prazos definidos, sem margem para dúvidas, sob pena de se vir a pagar um preço muito alto por não as ter realizado! Então, são tarefas para “fazer agora!”

No quadrante Muito importante e Pouco urgente, estarão um conjunto de tarefas importantes para a nossa missão, mas que por não terem prazo definido podem ser tratadas de forma mais tranquila, com um agendamento prévio. É importante que não sejam realizadas em simultâneo com as do quadrante anterior.

No quadrante Pouco importante e Pouco urgente estão aquelas tarefas que devemos deixar para segundo plano, e se não conseguirmos realizar, simplesmente devemos aceitar esse facto e tira-las da nossa lista! Elas não influenciam o resultado e nem têm prazos, daí não serem prioridade!

Por fim o quadrante Pouco importante e Muito urgente, aquelas tarefas que, apesar de não influenciarem diretamente o resultado, porque têm prazos a cumprir, têm de ser realizadas, então nesse caso, sempre que possível, devemos delegar! Caso não tenhamos em quem delegar, devemos prioriza-las para despois das tarefas do primeiro e segundo quadrante.

Esta matriz ajuda em qualquer altura, mas sobretudo em momentos de tensão e stress, em que parece que está tudo por fazer, e ao mesmo tempo!

Em resumo, como principais benefícios temos:

• saber por onde começar;
• redução da ansiedade;
• definição de critérios;
• atenção ao que realmente importa;
• mais clareza nas tarefas;
• organização das tarefas;
• eliminação de desperdício de tempo;
• aumento da produtividade.

Não sei se adotas alguma outra ferramenta ou estratégia, mas se quiseres partilhar, será um contributo bem-vindo!

O importante é manter a calma e termos o discernimento suficiente para desenrolar o “novelo”! Depois é desconstruir e reconstruir com prioridades!

Saber por onde começar é aquele “empurrão” para que tudo comece a fluir!

Ao longo de toda a minha vida, tenho procurado adquirir novos conhecimentos, quer seja nas áreas técnicas com que trabalho, quer seja nas áreas do Desenvolvimento Pessoal e Recursos Humanos, quer seja noutras áreas e projetos em que me vou envolvendo.

Focando-me na minha atividade principal, se eu não tivesse, por opção, procurado a todo o tempo fazer formação, não seria certamente a pessoa que sou hoje!

Nós somos o somatório do que aprendemos, o que, muitas vezes, só depende de nós!

É certo que para quem trabalha por conta de outrem, neste caso para o Estado, a formação é um dos deveres das entidades empregadoras, sobre isso, não há dúvida, mas também sabemos que não é ainda uma realidade em muitas organizações, enquanto plano de formação anual que dê resposta às necessidades que seriam desejáveis.

Infelizmente, a formação nem sempre é vista como algo agregador e importante. Mas esta falta de visão não está só do lado das entidades empregadoras, muitas vezes, são os próprios trabalhadores que não estão interessados e que, nalguns casos, até se recusam a ir.

Mas afinal o que significa para ti fazer formação?

A título de exemplo, mas de encontro à nossa realidade, num país onde a criatividade legislativa, mais parece uma maratona de quem produz mais legislação por ano, em que não há, sequer, capacidade para consolidar as matérias, e que a única coisa que é garantida é instabilidade e insegurança constante para quem as tem de aplicar, já justificaria, só por si, formação continua devidamente organizada todos os meses!

Atualmente existe formação para todas as áreas e tipos de atividade! Todos temos oportunidade de incrementar a qualidade do nosso serviço! A formação existe!

Formação significa mais produtividade, porque é espectável que se melhore o processo, as metodologias de trabalho, permitindo agregar mais conhecimento que, por sua vez, aumenta a autoconfiança para exercer a atividade e garante atualização.

Por outro lado, formação significa maior capacidade de adaptação à mudança, porque permite entender o porquê das coisas, reunir a informação necessária para evitar que, por desconforto ou insegurança, seja mais um a oferecer resistência!

E por fim, melhora sem dúvida a própria realização, porque aumenta a capacidade e competências para fazer melhor e de forma mais acertada, melhorando os padrões de desempenho e de iniciativa!

A formação é muito mais do que conhecimento, é troca de experiências, é conhecer pessoas novas e uma oportunidade para alargar a rede de contactos que, no momento próprio, pode fazer toda diferença.

Os últimos tempos revelaram-se oportunidades para uns e desperdício para outros. Os confinamentos que nos tiraram do convívio dos amigos, das rotinas sociais e atividades, nossas e dos filhos, para mim, foram uma oportunidade para assistir a dezenas de vídeos, nas mais variadas áreas, e que, garantidamente, contribuíram de forma positiva para a pessoa que sou hoje!

Hoje em dia, temos ao nosso dispor formação on-line, gratuita, sobre todas as matérias possíveis e imaginárias, é só uma questão de investir um pouco de tempo para encontrar aquela que melhor dá resposta à necessidade do momento.

Tudo depende da iniciativa e atitude de cada um.

Há os que pensam que, “se não me proporcionam formação é porque acham que o que sei é suficiente para as minhas tarefas”; há outros que vão, mas quando chegam fazem um reset, porque afinal foi apenas uma oportunidade para estar fora do posto de trabalho. E há os que vão, aproveitam, gostaram, mas depois não passa disso, arrumam as pastas no armário e lá ficam lá até ser necessário fazer uma limpeza a fundo.

Felizes daqueles que terminam a formação e, para além de partilharem a informação, apresentam proposta de melhoria, de interpretação, de alteração de procedimentos!

Talvez seja uma responsabilidade de quem dirige, dar oportunidade ao trabalhador que assistiu à formação dar o seu feedback e sugestão sobre o que é que a formação vai contribuir para o seu desempenho e da organização.

Afinal, “conhecimento sem ação é pura ilusão!”

No fundo, todos devemos zelar para que aumente a eficácia da formação. Não é suficiente fazer sentido, tem de estar alinhada com os objetivos e interesse do Serviço e do trabalhador, para que a participação possa ser consequente.

Talvez as próprias ações de formação devam ser reajustadas em função da realidade dos grupos, com maior assertividade. Quem não participou em ações que são completamente desfasadas da nossa realidade. Falar de Administração pública quando estamos perante um grupo da Administração Local, cujo enquadramento, legal e de funcionamento é complemente distinto, cultura geral, que não faz mal a ninguém, é certo, mas num contexto em que os recursos são poucos, a gestão e logística necessária para proporcionar a formação é tão complicada, que não acertar, é quase como que fazer mais um corte no vencimento, afinal, as horas a que tinha direito já foram descontadas!

A escolha da formação e a avaliação prévia da mesma é cada vez mais importante, pelo que, o planeamento é sem dúvida uma das chaves do sucesso!

Aproveitando a oportunidade, e admitindo que não é do conhecimento de todos, existe a figura da autoformação. Uma ferramenta que está ao dispor de qualquer trabalhador, com um enquadramento legal específico, ainda distinto para a Administração Pública e Local. No caso da Administração Local, são cerca de 100 horas para Técnicos Superiores e 70 para as restantes carreiras. Sujeito a autorização, e a expensas suas, é certo, mas que corresponde a trabalho efetivo. O importante é que haja bom senso e se afetem essas horas a formação que seja agregadora de valor para a sua missão na entidade!

Conhecimento, implica agregar e desagregar, novo conhecimento implica desconstruir o “velho”, mudança implica sair da zona de conforto!

Não fiquemos agarrados ao diploma/certificado que um dia nos deu acesso ao posto de trabalho que temos hoje!

Afinal nós não temos um posto de trabalho, temos uma missão e quanto maior for a amplitude do nosso conhecimento, maior será a amplitude do nosso impacto na comunidade!

“As crianças devem ser orientadas para entender o outro, incentivadas a exporem os seus sentimentos, e os pais devem fazer um esforço para perceberem os seus filhos!” (Teresa Limpo)

Não sei se é “defeito”, se é “feitio”, mas sempre tive uma tendência natural para me colocar no lugar do outro!

Talvez agora de uma forma muito mais consciente! Por um lado, tendo em conta a especialização em Recursos Humanos e a procura constante por desenvolvimento pessoal, e por outro, a responsabilidade associada às diversas áreas que tenho dirigido ao longo da minha jornada profissional e que me têm feito crescer na forma como lido com as situações e me proponho resolvê-las diariamente.

Na verdade, a quantidade de pequenas decisões que sou chamada a tomar todos os dias obrigam-me a desenvolver esta competência a que chamamos de “empatia”!

Com isto não quero dizer que sou uma especialista na matéria, não, também eu preciso treinar cada vez mais esta competência!

Estou convicta que esta é uma das competências que todos os que trabalham na administração pública, independentemente da área, deveriam desenvolver, na medida em que os serviços que prestamos estão diretamente ligadas a necessidades básicas e sociais ou, não estando diretamente ligadas, de uma forma ou de outra, contribuem para a satisfação das mesmas.

Não menos verdade é que a evolução tecnológica, quer na relação entre colegas e superiores, quer na relação com o utente / Cliente, é cada vez mais muda, na medida em que vamos substituindo o contacto pessoal por mensagens, plataformas, etc.

No entanto, sem prejuízo dos benefícios que a tecnologia nos tem vindo a proporcionar, parece-me que é necessário apelar à “humanização” sempre que possível! Comunicar faz-nos muita falta!

Sempre que estamos perante um desafio é necessário fazer uma avaliação prévia de quem, o quê e para quê. Esta avaliação implica perceber o que move quem está à nossa frente!

Ela é tão necessária para ajudar um colega a resolver a sua questão, um utente que tem a expectativa de ver satisfeita a sua necessidade ou para dar respostas a um superior hierárquico, seja da estrutura organizacional ou de algum Órgão!

Perceber o que o “outro” quer por princípio, é uma forma de criar desde logo uma expectativa positiva de que estamos interessados em fazer parte da solução ou resolver a questão/ necessidade.

Muitas vezes, tratamos tudo por igual, sem levantar a cabeça, de cor, e de vez em quando, temos a desagradável surpresa do assunto nos ser devolvido por que afinal, o “outro” só queria “isto” e nós conduzimos todo o processo como se fosse “aquilo”!

Outras vezes, nem nos damos ao trabalho de tentar perceber, e mesmo sem a intenção de prejudicar, encaminhamos para outro serviço, só porque deduzimos, por algum motivo, que não era connosco, e mais uma vez, somos confrontados com o regresso do “assunto”, tudo porque não tivemos a “capacidade” ou a disponibilidade de nos pôr no seu lugar!

A diferença é que quando nos devolvem o assunto, o “outro” já terá os níveis de paciência em baixo e de aborrecimento em alta!

O resultado desta falta de empatia, é tempo e energia perdidos, ruído no processo, e acima de tudo, a não satisfação da necessidade, logo insatisfação.

A empatia implica um investimento inicial da nossa parte, implica “dar” de nós, visualizar o filme como se fossemos nós os protagonistas, até porque, no fim das contas, não é que somos mesmo? Tudo depende do título que quisermos dar ao filme! Na verdade, o que importa mesmo, é aumentarmos a nossa capacidade de criar uma relação de confiança e a expectativa de ver em nós um “aliado” para a solução.

Pode parecer filosofia, mas não é!

Mesmo tendo a consciência de que, às vezes, surge um sentimento de que sou um pouco inconveniente, e até mesmo maçadora, no final, o que me preenche é perceber que, pondo-me no lugar do “outro”, consegui corresponder e apontar o caminho para a concretização, ou até, com a mesma seriedade, clarificar que, simplesmente, não é possível.

Costumo dizer que quanto menos eu souber melhor, mas tenho de saber de tudo o que preciso para equacionar o melhor caminho para a solução, e para isso, basta fazer o exercício: “ele” está aqui porque…

Em determinadas situações, e no meu contexto de trabalho, claro, prefiro adiar o atendimento e ter a certeza de que vou ter a disponibilidade para dar a atenção necessária, ou então reunir a informação que me permita avaliar o porquê de necessitar da minha colaboração.

Assim, na expectativa que vais querer desenvolver esta competência e ajudar quem está à tua volta a fazê-lo, ficam algumas dicas:

1. Está disponível;
2. Evita julgamentos. Assim que o outro começar a contar a sua história, apenas ouve e contextualiza;
3. Não comparares com experiências pessoais. Temos muita tendência para o fazer, mas cada pessoa é única e vive e lida com as situações à sua maneira, e só temos de respeitar e absorver a informação necessária para uma melhor interpretação;
4. Evita conflitos;
5. Compreende as necessidades;
6. Pensa como gostarias de ser ajudado naquela situação;
7. Equaciona a ação em função de toda a informação reunida.
8. Escuda-te para não te deixares influenciar negativamente pelo “problema ou contexto”. Pôr-se no lugar do outro não significa um envolvimento profundo com a questão, nem tomar as suas dores, mas apenas entender, que dores o trouxeram até nós.
9. Caso não seja possível, sê frontal e informa isso mesmo. Mais vale não resolver, mas explicar o porquê, do que criar a ilusão de que vais resolver.

Não nos esqueçamos que há sempre uma razão de ser, podemos ou não querer saber, mas tenho a certeza de que saber e “mudar de cadeira” fará toda a diferença!

Gratidão!

Talvez ainda não nos tenhamos dado conta, mas todos estamos dotados de capacidades para avaliar, pensar e criar.

Nem sempre estamos dispostos a gastar energia para darmos um pouco de nós ou expor a nossa visão sobre determinado assunto, procedimento, processo, seja lá o que for.

Pior ainda, quando isso exige de nós algum investimento em pesquisar, estudar, avaliar, construir a ideia e apresenta-la.

Mas na verdade, se pensarmos bem, quantas coisas teríamos resolvido ou evitado se tomássemos a dianteira, se dissemos o que pensamos em vez de ficarmos a ouvir a nossa mente a fazer eco e a dizer, se fosse eu…, eu bem achava que…!

Muitas vezes, somos persuadidos pela preguiça, pela vergonha, pelo medo, pela autoexclusão, ou até por algum “egoísmo”, ou auto desresponsabilização só porque, afinal não é da minha conta!

Seguramente que não nos escusamos a fazer uma avaliação das situações, assuntos, procedimentos, processos, etc. O nosso sentido crítico é tendencialmente bem apurado, mesmo que mais ou menos exteriorizado!

Então porque não ir um pouco mais além?!

Correr o risco de apresentar uma ideia uma opinião, um projeto está na legitimidade de qualquer um!

Seríamos certamente mais eficientes e eficazes se tivéssemos esse propósito diariamente. Estar atento ao que se passa à nossa volta, à forma como as coisas acontecem, e o mais importante, que contributo eu posso dar para que se possa fazer de uma forma ainda mais eficiente e eficaz.

Por outro lado, estar de espírito aberto a novas ideias precisa-se! Aceitar as novas ideias, os pequenos ajustes, são contributos que podem fazer a diferença e trazer alguma dinâmica ao serviço público!

Se for uma grande ideia, melhor ainda, fantástico!

E já agora, pouco importa, se está diretamente ligado ao meu serviço, ou não, o que importa é se o meu contributo possa melhorar o serviço em causa!

O olhar do outro é sempre de um ângulo diferente, logo, certamente verá coisas que eu não vejo.

Segundo Edivan Silva ter iniciativa significa: “Ver o que todos veem, perceber o que quase ninguém percebeu e agir com antecedência, na confiança de um resultado, que o futuro trará, não é uma ciência exata, mas é uma habilidade que podemos desenvolver com o tempo!”

Concordo com o autor, podemos desenvolver a todo o tempo a nossa predisposição para a iniciativa, basta querer!

Para isso, é preciso sair da zona de conforto, e ter a coragem, a ousadia e a determinação de apresentar a ideia, que pode ir de uma simples opinião a algo que pode gerar uma grande mudança!

Deixemos de ser apenas seguidores, e passemos a protagonistas! Usa e abusa da tua criatividade!

Se for necessário escreve, esquematiza, testa e não percas tempo, cada minuto poder estar a custar uma melhoria significativa no serviço que prestamos!

Toma a iniciativa, não fiques à espera que te digam para fazer diferente, se tens a convicção de que pode funcionar, experimenta, avalia e põe em prática! Tudo o que depender de ti, não deixes para outros, nem para mais tarde!

Se por acaso lideras uma equipa, alguém ou simplesmente partilhas serviço com um colega, então cria as condições para que te apresentem as ideias, incentiva, faz perguntas, não deixes de colher as sensibilidades porque faz toda a diferença! Acima de tudo, observa e escuta!

Para que possas consolidar melhor a tua iniciativa, deixo-te uma proposta de leitura, O poder da iniciativa (Edivan Silva), um livro prático com 8 passos: 1- Reconhecer as oportunidades; 2- Planeamento das ações; 3- Desenvolver o talento de empreendedor; 4- Procurar o envolvimento com a comunidade; 5-Experimentação; 6- Construir correntes motivacionais; 7- Criatividade; 8- Estimular a reflexão com as lições aprendidas.

Tomar a iniciativa está ao alcance de qualquer um, basta estarmos predispostos a isso!

Falar de liderança ainda é um mito em muitas organizações da Administração Pública!

Independentemente do maior ou menor reconhecimento da importância do desenvolvimento da liderança, a verdade, é que muito há a fazer!

Qualquer um de nós ao longo da vida, já terá tido oportunidade de liderar nalguma situação.

No nosso dia a dia profissional, muitas vezes sem nos apercebermos, acabamos por liderar um projeto, uma conversa, a implementação de uma ideia, a resolução de um assunto, de um conflito, … enfim, são inúmeras as oportunidades que vão surgindo ao longo da nossa vida, e que nos chamam a liderar.

No que diz respeito à liderança associada à responsabilidade em gerir equipas, quando falamos em Administração Pública, e mais concretamente na Administração Local, apesar da legislação em vigor já permitir, há alguns anos, ter estruturas matriciais e mistas, a grande maioria assenta na estrutura hierarquizada.

A meu ver, não há mal nenhum nisso. São estruturas de responsabilidades que devem ser pensadas e trabalhadas em função dos ideais de quem dirige os destinos das organizações. O importante é permitam desenvolver as suas atribuições de forma eficaz e que acrescentem valor à comunidade.

O que me traz aqui hoje, é falar na liderança que é exercida pelos dirigentes, coordenadores, encarregados, responsáveis de serviço ou de projetos que, no fundo, está, ou deveria estar associada à responsabilidade que lhes é cometida.

Para mim, liderança significa ter a capacidade de influenciar positivamente a equipa ou alguém a fazer alguma coisa que contribua para a missão do todo!

Há muito que se estuda a liderança. Analisando as competências técnicas (modo de realizar e desde o planeamento à avaliação), emocionais (da comunicação à sensibilidade social), concetuais (visão, análise, oportunidade e desenvolvimento de soluções) têm sido desenvolvidos vários conceitos acerca dos estilos de liderança e das competências que um líder deve reunir para ter sucesso.

Segundo Daniel Goleman, existem vários estilos de liderança: o relacional (“As pessoas vêm em primeiro lugar”), o participativo (“O que é que você acha?”), o diretivo “Faça o que eu digo!”, o modelador (“Faça como eu faço! Agora!”) e o visionário (“Venha comigo!”) e o líder coach (“Tente isto!”)

Muitas vezes, existe a ideia de que ter um determinado estilo de liderança é que é bom, no entanto, dos estudos feitos, Goleman concluiu que os líderes que possuem os melhores resultados não são aqueles que exercem vincadamente um só estilo de liderança, mas sim aqueles que utilizam vários estilos, dependendo da situação.

Melhor dizendo, quanto mais estilos um líder conseguir desenvolver e aplicar, melhor. Está provado que “Os líderes que dominam quatro dos estilos ou mais, conseguem obter um melhor clima e desempenho organizacional.”

Da minha vivência e experiência, confesso que o que me faz sentido é usar os vários estilos de liderança, consoante o caso.

É claro que cada um tem um estilo próprio, para o bem e para o mal, somos o resultado da nossa infância, da nossa adolescência e da vivência de experiências ao longo da vida que moldam a nossa forma intrínseca de liderar.

O que é importante, é termos presente que os estilos de liderança se podem desenvolver. Existem técnicas e ferramentas que nos podem ajudar a desenvolver a capacidade de exercer aqueles com que menos nos identificamos.

Para isso, é necessário fazer um autodiagnóstico, estudar as características e competências de cada estilo, e avaliar aqueles que necessitamos desenvolver, procurando ajuda se necessário, nomeadamente formação, conteúdos digitais, livros e, começar a pôr em prática!

Temos de saber ajustar a liderança à situação e à pessoa ou pessoas que estiverem envolvidas. Do meu ponto de vista, tudo depende da avaliação do contexto e, acima de tudo, do conhecimento da equipa quando, quando for o caso.

Quem tem dois filhos sabe que não pode lidar com os dois da mesma forma, simplesmente não funciona, por mais que se tente cada uma tem a sua individualidade e a forma de reagir e gerir as situações.

No trabalho é igual, cada um é único, e eu, enquanto líder, tenho de ajustar o meu comportamento ao contexto e à individualidade de cada pessoa. O que pode parecer menos adequado visto de fora, pode ser a liderança adequada no momento.

O importante é sabermos que não temos de ter sempre o mesmo comportamento, mas temos de trabalhar as competências associadas a cada perfil para desenvolver os vários estilos e estar preparados para atuar com o mais adequado.

Acima de tudo, espera-se que o líder consiga trazer ao de cima o melhor que há em nós. Na verdade, a liderança tem os seus alicerces nas emoções. As emoções são contagiosas e, se transmitirem energia e entusiasmo, a organização progride; se em vez disso, espalharem negativismo e dissonância, a organização afunda-se!

Ou seja, a chave da liderança reside na Inteligência Emocional dos líderes, na forma como os líderes gerem as suas emoções e as relações com os outros.

A liderança exige ressonância, estar em sintonia e em sincronia com as pessoas à sua volta. Falar e ouvir com interesse, criar uma relação de confiança e respeito mútuo.

Criar entusiasmo, potenciar o empenho, mesmo quando as situações são complicadas.

Para isso, é essencial que o líder saiba exatamente qual o seu papel dentro da equipa, projeto, seja lá o que for, porque a expectativa nele é sempre muito grande, mesmo que não o manifestem!

Então, toma consciência da tua missão e desenvolve-te para conseguires fazer a diferença! 

De uma maneira geral, temos uma certa tendência para concentrar em nós a responsabilidade de um conjunto de tarefas que vamos acumulando ao longo do tempo!

Tudo corre bem até começares a ter a sensação de que já não consegues dar conta do recado, já não sabes se deves começar pelo princípio ou pelo fim!

Nestas situações, o mais certo é começares a abrir o e-mail, e passares o tempo a lamentar-te do excesso de trabalho e da falta de tempo!

O mais caricato de tudo, é que se te perguntarem se te podem ajudar nalguma coisa, provavelmente, a resposta será: “não obrigada, tenho de ser eu a ver e a fazer"! Pois claro, és mesmo muito importante!!

Mas na verdade, é aqui que deve começar a preocupação, quer para ti quer para a tua organização!

Temos a mania que somos insubstituíveis, mas na realidade não somos!

Confesso que já passei por esta fase, horas e horas infinitas sem ver a luz ao fundo do túnel, numa ansiedade constante a pensar na hora em que alguma coisa muito importante iria ficar por fazer!

Uma bola de neve que vai crescendo à medida que o tempo vai passando, e rolando dia após dia, até que percebes que estás no teu limite!

Então, antes mesmo que esse dia chegue, a primeira coisa a fazer é listar e avaliar todos os assuntos e tipos de assuntos que tens em mãos e à tua responsabilidade!

A pergunta que te deves fazer é: “quanto tempo médio diário precisarias para teres o teu trabalho em dia?!” Provavelmente vais chegar à conclusão que 24 horas não seriam suficientes.

E o primeiro passo está dado, tomares consciência disso!  Não vale a pena viver assoberbado de filas intermináveis de tarefas, se efetivamente não consegues dar resposta no tempo certo.

O segundo passo é fazeres as contas! Quanto custa seres tu a fazer determinadas tarefas? Quanto custa não conseguires fazê-las no tempo certo? Quanto custa a opção entre fazer a tarefa A ou a tarefa B? A ti, provavelmente, não custará nada, mas e à Autarquia, ao Munícipe, ao Turista? Quanto custa?

Pois, as contas podem parecer erradas, mas estão certas! É o custo de oportunidade!

E agora multiplica isso por todos os trabalhadores que provavelmente estarão na mesma situação!...

Não vale a pena pensares muito, podes trabalhar mais horas, podes melhorar a tua organização e foco, e olha que vale a pena, mas não chega! Queres um conselho? Partilha as tuas tarefas, DELEGA!

Na administração pública, a delegação assenta essencialmente na competência, com definição muito clara do que pode ser delegado e em quem, com regras muito próprias, no que diz respeito aos requisitos.

Mas não é sobre a delegação legal prevista na lei que te venho falar hoje.

Hoje vou cingir-me à organização do trabalho, delegação no sentido da segregação de funções e partilha de tarefas e responsabilidades.

Delegar não é uma tarefa fácil! Não pela dificuldade da delegação em si, mas pelo que ela representa, muitas vezes uma sensação de perda!

Delegar é um processo que tem de acrescentar algo às duas partes, ao delegante e ao delegado. Por um lado, libertar o delegante de tarefas que podem ser feitas de uma forma mais eficaz pelo delegado, e por outro, empoderar o delegado de responsabilidade e autonomia, para que, no final das contas, ganhem os dois, ou melhor, ganhemos todos!

Para te ajudar nesta tarefa, deixo-te algumas notas importantes para o processo de delegação:

Identificar as “tarefas” e conhecê-las bem de forma a passar uma mensagem clara do que se pretende do delegado.

Escolher o delegado, na certeza de que reúne as competências necessárias para desempenhar essa tarefa ou dar-lhe a formação adequada.

Confiar plenamente no delegado e dar-lhe autonomia para ele definir como vai fazer. Esta é uma questão essencial. Por um lado, se não tenho tempo para fazer não tenho tempo para controlar como vai fazer. Por outro lado, tenho de ter a capacidade de aceitar o “cunho” do delegado, senão, nada feito!

Responsabilizar, não basta dar a tarefa a fazer, há que definir prazos, objetivos e desafios, e ter a capacidade de acompanhar o resultado e ajustar caso seja necessário.

E tu, não fiques parado a ver o que o delegado anda a fazer, ocupa-te das tuas tarefas e responsabilidades, aproveita para te reorganizares e dares atenção àquilo que é mais importante para ti, mas sobretudo para o teu porquê enquanto trabalhador em funções públicas, a tua Missão!

Como dizia Steve Jobs, “Concentre-se naquilo que você é bom, delegue tudo o resto!”

Ao dispor para Qualquer Questão !

Organizar uma cerimónia / evento oficial é um desafio! Todos querem que esteja tudo perfeito, que nada falhe!

Vivemos numa sociedade em que a solenidade dos eventos sociais se tem vindo a perder, o que, quer queiramos quer não, acaba por ter influencia também na forma como se organiza e se participa nos eventos oficiais.

Para organizar uma cerimónia / evento oficial, é fundamental identificar previamente os recursos humanos e materiais que vão ser necessários, bem como avaliar o protocolo que, no fundo, dita as regras a ter em conta em cada tipo de cerimónia /evento.

Muito mais do que preparar toda a logística, uma cerimónia / evento requer uma atenção especial para que se garanta o encanto que estes momentos merecem.

Não faz sentido tratar igual o que que tem um cariz diferente, mas sim tratar cada um com a individualidade que merece.

A meu ver, cada evento deve ser olhado como uma oportunidade de fazer a diferença.

Muitas vezes, a repetição faz com que se vão descurando os pequenos pormenores, e sem querer, se corra o risco de passar a sensação de que vai ser mais do mesmo!

Qualquer cerimónia ou evento tem de obedecer ao Protocolo, neste caso, Autárquico! E para isso, nada melhor que nos socorrermos de quem estuda estas matérias. Como sugestão, deixo-vos o Manual de Protocolo Autárquico de Lídio Lopes, um auxiliar fundamental na preparação de uma cerimónia / evento! Uma matéria a que hei-de voltar, mas que por agora, fica apenas como um alerta! O protocolo é para cumprir!

Fazer a aprendizagem de outros eventos, caso tenham existido, ajustando o que possa ter corrido menos bem, sem perder de vista a ideia de que estamos sempre perante uma nova oportunidade, pelo que, devemos trata-lo como se fosse o primeiro e único.

É preciso visualizar o evento e posicionar-se emocionalmente no mesmo! Planear e fazer com o coração é diferente de planear e fazer apenas com a razão.

Tudo tem o seu peso, desde a limpeza à decoração, à forma como pensamos e operacionalizamos a logística necessária, tudo, mas tudo faz a diferença!

É importante testar os equipamentos e ensaiar a organização da cerimonia in loco. Por vezes, o que idealizamos, quando confrontados com a realidade do espaço, não corresponde exatamente às expectativas, então, é preciso reajustar.

Mas mais importante de tudo, é ter uma equipa alinhada, desprovida de qualquer interesse ou má vontade, a não ser o de que, vamos fazer acontecer! É fundamental que quem intervenha no processo, esteja sobejamente convencido da importância do seu contributo, independentemente de ir assegurar a limpeza ou ser o “mestre” da cerimónia.

Todos são igualmente importantes, cada um naquilo para que foi indigitado.

Sabemos que em qualquer evento ou cerimónia, é necessária a colaboração de vários serviços. Para que tudo dê certo, o espírito tem de ser o de que, juntos, vamos concretizar a melhor cerimónia / evento de sempre.

Pouco importa se é o serviço A ou B, há momentos em que somos um só, o Município, pois é ele que representamos, é dele que se vão lembrar, para o bem e para o mal!

A atitude perante o todo é determinante, ou passamos o tempo a apontar o dedo e a lamentar-nos, ou metemos a "mão na massa", dando o nosso melhor contributo!

Preparada a cerimónia / evento, com pompa e circunstancia, e chegado o momento, é também preciso estar preparado para reagir às surpresas, à falta de alguma coisa! É preciso ter as pessoas certas no sítio certo para, na hora de atuar, sem stress, e de sorriso nos lábios, se conseguir atenuar qualquer vicissitude. É bom ter presente que, nestas situações, a questão não é o acontece é a forma como reagimos ao que acontece que faz a diferença!

Apenas como apontamento, ressalvar ainda a importância da forma como nos apresentamos, não vale tudo, há momentos para tudo e por isso não devemos descurar da nossa apresentação! A primeira impressão é determinada por quem dá a cara na receção, encaminhamento e desenrolar da cerimónia, portanto, há que fazer sempre uma escolha acertada e cuidar da sua aparência! Se possível, podemos e devemos avaliar se existe um dress code para a ocasião, o que serve para quem prepara e para quem participa!

Somos a alma da cerimónia, o objetivo é que quem venha, tenha a oportunidade de vivenciar uma experiência única, que recorde com agrado!

Dá trabalho sim, mas é mais gratificante chegar a casa cansado mas feliz e orgulhoso, do que cansado e frustrado! 

A escolha é nossa!

O poder é a capacidade que é dada para atuar através de uma determinada competência!

Nesse sentido, para que possamos corresponder e exercer a nossa missão, é importante que se conheça a quem é atribuído poder e de que forma o pode exercer!

Em tempo de instalação dos novos órgãos municipais, após decorrido o ato eleitoral, importa ter presente que, quer a Assembleia Municipal, quer a Câmara Municipal são investidos de competências e do respetivo poder para as exercer.

O Presidente da Câmara Municipal, apesar de não ser reconhecido como órgão, é tacitamente aceite como tal, tendo em conta as suas competências próprias e as que, no decurso de cada mandato, lhe vão sendo delegadas.

O que me traz aqui hoje é a Assembleia Municipal, enquanto órgão máximo de um Município!

A título de curiosidade, a Assembleia Municipal é composta pelos Presidentes de Junta de Freguesia do concelho que, por inerência, têm assento neste órgão, e por um número de membros que varia em função da dimensão do município e que tem de cumprir duas regras:

• Pelo menos o triplo de eleitos para a Câmara Municipal (ex: num município cuja Câmara tenha nove vereadores, a Assembleia Municipal deverá ter pelo menos 27 (3x9) e os presidentes de junta)
• Em maior número que de presidentes de junta (se o município tivesse 28 freguesias, teria de haver 29 membros eleitos diretamente. Nesse caso, a assembleia seria constituída por 57 deputados: 29 eleitos diretamente e 28 presidentes de junta)

Conhecendo o número de membros a integrar a Assembleia Municipal, a sua constituição resulta da distribuição e ordenação de mandatos através da aplicação do método de Hondt ao número total de votos de cada candidatura.

A Assembleia Municipal é dirigida por uma mesa constituída por um Presidente e dois secretários, todos eleitos na primeira sessão do novo órgão realizada, imediatamente, à tomada de posse, e que tem competências próprias, associadas ao funcionamento das respetivas sessões.

Aos membros que compõem a Assembleia Municipal, intitulamos de Deputados Municipais. 

Independentemente da dimensão, todas as Assembleias Municipais têm as mesmas competências próprias, as quais estão definidas por Lei.

Ao contrário da Câmara Municipal, que é um órgão executivo, a Assembleia Municipal é um órgão deliberativo, cabendo-lhe apreciar e decidir, sob proposta da Câmara Municipal, as grandes linhas da política municipal, nomeadamente nas seguintes matérias:

• Documentos previsionais e prestação de contas
• Impostos locais, taxas e benefícios fiscais
• Alienação de património municipal de valor superior 665.000 euros /valor em 2021 (1000xRemuneração Mínima Mensal Garantida)
• Contração de empréstimos
• Planos de ordenamento do território
• Regulamentos e posturas municipais com eficácia externa
• Condições de delegação de competências quer do Estado para a Câmara Municipal, ou estruturas regionais, quer entre a Câmara e as freguesias
• Formas de apoio às freguesias
• Organização dos serviços municipais, estatutos de empresas municipais e participação da câmara em associações de municípios
• Celebração de contratos de concessão pela autarquia

Apesar dos Municípios estarem sujeitos à fiscalização e tutela de outras entidades, dentro da Autarquia, é à Assembleia que compete o papel de fiscalização, podendo votar moções de censura, acompanhar e fiscalizar a atividade da Câmara Municipal e das Empresas Municipais ou Serviços Municipalizados.

Como órgão representativo do Município, cabe ainda à Assembleia tomar posição perante quaisquer órgãos do Estado ou entidades públicas sobre assuntos de interesse para o Município e deliberar sobre todos os assuntos que visem a prossecução das atribuições do Município.

As competências da Assembleia Municipal estão então fixadas no Regime Jurídico das Autarquias Locais, e constam do Anexo I da Lei n.º 75/2013, de 12 de Setembro, nomeadamente nos artigos 24.º a 26.º e que podem ser consultadas aqui .

Então, e o que pode fazer um Deputado Municipal, para exercer as suas competências?

• Participar e intervir nos debates da Assembleia Municipal
• Participar nas votações e apresentar declarações de voto
• Apresentar propostas de deliberação, nomeadamente sob a forma de moções, recomendações e votos de louvor, congratulação, saudação, protesto ou pesar
• Propor a realização de referendos locais
• Apresentar moções de censura à Câmara Municipal
• Fazer perguntas à Câmara Municipal sobre quaisquer atos desta, da administração municipal, Serviços Municipalizados ou do setor empresarial local
• Requerer por escrito à Câmara Municipal, através do Presidente da Assembleia Municipal, as informações e esclarecimentos que entenda necessários.
• Propor a constituição de Comissões ou grupos de trabalho para o estudo de matérias relacionadas com as atribuições do Município
• Apresentar pareceres escritos sobre as propostas da Câmara Municipal submetidas à Assembleia Municipal
• Apresentar relatórios escritos sobre debates temáticos realizados pela Assembleia Municipal.

Tão importante como conhecer e desenvolver a nossa missão, é conhecermos os òrgãos municipais que conduzem os destinos do município e saber até onde cada um pode ir.

Se não conheces a tua Assembleia Municipal, então estamos no momento certo para procurar informação sobre a mesma, afinal, acabou de ser eleita!

Certa de que há muito mais para além deste pequeno apontamento, estou ao dispor para esclarecer alguma questão, curiosidade ou dúvida que possa, entretanto, surgir!

Estamos juntos!

Desde muito cedo comecei a ter responsabilidades, quer no trabalho, quer nalgumas organizações e projetos por onde fui passando! Sempre procurei e procuro novos desafios e com o propósito de acrescentar valor para mim e para os projetos que abraço!

Como é natural, a responsabilidade tem normalmente associada algum poder! Neste contexto, entenda-se o poder como a capacidade formal de influenciar alguém a fazer alguma coisa!

Às vezes fugimos da responsabilidade porque sabemos que vamos ter algum poder! Outras vezes, é-nos atribuído poder, mas como não sabemos o que fazer com ele, preferimos fingir que não o temos.

O poder é para ser usado, simplesmente, é para ser usado de forma positiva!

Influenciar alguém a fazer alguma coisa que acrescente valor à organização é o foco! Ter poder e não saber usá-lo, é a mesma coisa que não ter.

Usar o poder de forma negativa, como por exemplo levar alguém a fazer alguma coisa incorreta, tirar partido para si próprio ou simplesmente não usar o mesmo, são três formas de causar prejuízo a si próprio e à causa que serve.

Há quem simplesmente não queira ter poder, exatamente porque, a falta dele, desresponsabiliza-o de apresentar resultados.

Muitas vezes, associamos o poder ao chefe, ao coordenador, ao dirigente, ... mas na verdade, todos temos poder!

Desde a primeira hora que em que assinamos um contrato com a Administração, somos empossados de algum poder, o poder que está associado às tarefas e assuntos que nos são distribuídos!

Nesse sentido, não devemos olhar para os lados, porque na verdade, todos temos poder, simplesmente, ele só é consequente quando eu o ponho em prática e acrescento valor!

É importante que tenhamos presente que existe sempre uma expectativa associada à pessoa a quem é atribuído o poder e, por isso, não devemos defraudar essas expectativas!

Usar o poder de forma positiva é base do sucesso.

A minha experiência tem sido muito gratificante! Por um lado, tenho sabido usar e honrar o poder que me tem sido dado! Por outro, o meu foco tem sido e é cada vez mais distribuir o poder, no pressuposto de que ele vai ser usado de forma correta e positiva, e não tenho tido dissabores, muito pelo contrário, tem valido a pena!

Não devemos ter receio de usar e distribuir o poder que nos é atribuído, a questão é usa-lo e garantir que ele é usado de forma positiva e consciente e sempre em prol da causa pública!

Muito grata!