De uma maneira geral, temos uma certa tendência para concentrar em nós a responsabilidade de um conjunto de tarefas que vamos acumulando ao longo do tempo!

Tudo corre bem até começares a ter a sensação de que já não consegues dar conta do recado, já não sabes se deves começar pelo princípio ou pelo fim!

Nestas situações, o mais certo é começares a abrir o e-mail, e passares o tempo a lamentar-te do excesso de trabalho e da falta de tempo!

O mais caricato de tudo, é que se te perguntarem se te podem ajudar nalguma coisa, provavelmente, a resposta será: “não obrigada, tenho de ser eu a ver e a fazer"! Pois claro, és mesmo muito importante!!

Mas na verdade, é aqui que deve começar a preocupação, quer para ti quer para a tua organização!

Temos a mania que somos insubstituíveis, mas na realidade não somos!

Confesso que já passei por esta fase, horas e horas infinitas sem ver a luz ao fundo do túnel, numa ansiedade constante a pensar na hora em que alguma coisa muito importante iria ficar por fazer!

Uma bola de neve que vai crescendo à medida que o tempo vai passando, e rolando dia após dia, até que percebes que estás no teu limite!

Então, antes mesmo que esse dia chegue, a primeira coisa a fazer é listar e avaliar todos os assuntos e tipos de assuntos que tens em mãos e à tua responsabilidade!

A pergunta que te deves fazer é: “quanto tempo médio diário precisarias para teres o teu trabalho em dia?!” Provavelmente vais chegar à conclusão que 24 horas não seriam suficientes.

E o primeiro passo está dado, tomares consciência disso!  Não vale a pena viver assoberbado de filas intermináveis de tarefas, se efetivamente não consegues dar resposta no tempo certo.

O segundo passo é fazeres as contas! Quanto custa seres tu a fazer determinadas tarefas? Quanto custa não conseguires fazê-las no tempo certo? Quanto custa a opção entre fazer a tarefa A ou a tarefa B? A ti, provavelmente, não custará nada, mas e à Autarquia, ao Munícipe, ao Turista? Quanto custa?

Pois, as contas podem parecer erradas, mas estão certas! É o custo de oportunidade!

E agora multiplica isso por todos os trabalhadores que provavelmente estarão na mesma situação!...

Não vale a pena pensares muito, podes trabalhar mais horas, podes melhorar a tua organização e foco, e olha que vale a pena, mas não chega! Queres um conselho? Partilha as tuas tarefas, DELEGA!

Na administração pública, a delegação assenta essencialmente na competência, com definição muito clara do que pode ser delegado e em quem, com regras muito próprias, no que diz respeito aos requisitos.

Mas não é sobre a delegação legal prevista na lei que te venho falar hoje.

Hoje vou cingir-me à organização do trabalho, delegação no sentido da segregação de funções e partilha de tarefas e responsabilidades.

Delegar não é uma tarefa fácil! Não pela dificuldade da delegação em si, mas pelo que ela representa, muitas vezes uma sensação de perda!

Delegar é um processo que tem de acrescentar algo às duas partes, ao delegante e ao delegado. Por um lado, libertar o delegante de tarefas que podem ser feitas de uma forma mais eficaz pelo delegado, e por outro, empoderar o delegado de responsabilidade e autonomia, para que, no final das contas, ganhem os dois, ou melhor, ganhemos todos!

Para te ajudar nesta tarefa, deixo-te algumas notas importantes para o processo de delegação:

Identificar as “tarefas” e conhecê-las bem de forma a passar uma mensagem clara do que se pretende do delegado.

Escolher o delegado, na certeza de que reúne as competências necessárias para desempenhar essa tarefa ou dar-lhe a formação adequada.

Confiar plenamente no delegado e dar-lhe autonomia para ele definir como vai fazer. Esta é uma questão essencial. Por um lado, se não tenho tempo para fazer não tenho tempo para controlar como vai fazer. Por outro lado, tenho de ter a capacidade de aceitar o “cunho” do delegado, senão, nada feito!

Responsabilizar, não basta dar a tarefa a fazer, há que definir prazos, objetivos e desafios, e ter a capacidade de acompanhar o resultado e ajustar caso seja necessário.

E tu, não fiques parado a ver o que o delegado anda a fazer, ocupa-te das tuas tarefas e responsabilidades, aproveita para te reorganizares e dares atenção àquilo que é mais importante para ti, mas sobretudo para o teu porquê enquanto trabalhador em funções públicas, a tua Missão!

Como dizia Steve Jobs, “Concentre-se naquilo que você é bom, delegue tudo o resto!”

Ao dispor para Qualquer Questão !