Organizar uma cerimónia / evento oficial é um desafio! Todos querem que esteja tudo perfeito, que nada falhe!

Vivemos numa sociedade em que a solenidade dos eventos sociais se tem vindo a perder, o que, quer queiramos quer não, acaba por ter influencia também na forma como se organiza e se participa nos eventos oficiais.

Para organizar uma cerimónia / evento oficial, é fundamental identificar previamente os recursos humanos e materiais que vão ser necessários, bem como avaliar o protocolo que, no fundo, dita as regras a ter em conta em cada tipo de cerimónia /evento.

Muito mais do que preparar toda a logística, uma cerimónia / evento requer uma atenção especial para que se garanta o encanto que estes momentos merecem.

Não faz sentido tratar igual o que que tem um cariz diferente, mas sim tratar cada um com a individualidade que merece.

A meu ver, cada evento deve ser olhado como uma oportunidade de fazer a diferença.

Muitas vezes, a repetição faz com que se vão descurando os pequenos pormenores, e sem querer, se corra o risco de passar a sensação de que vai ser mais do mesmo!

Qualquer cerimónia ou evento tem de obedecer ao Protocolo, neste caso, Autárquico! E para isso, nada melhor que nos socorrermos de quem estuda estas matérias. Como sugestão, deixo-vos o Manual de Protocolo Autárquico de Lídio Lopes, um auxiliar fundamental na preparação de uma cerimónia / evento! Uma matéria a que hei-de voltar, mas que por agora, fica apenas como um alerta! O protocolo é para cumprir!

Fazer a aprendizagem de outros eventos, caso tenham existido, ajustando o que possa ter corrido menos bem, sem perder de vista a ideia de que estamos sempre perante uma nova oportunidade, pelo que, devemos trata-lo como se fosse o primeiro e único.

É preciso visualizar o evento e posicionar-se emocionalmente no mesmo! Planear e fazer com o coração é diferente de planear e fazer apenas com a razão.

Tudo tem o seu peso, desde a limpeza à decoração, à forma como pensamos e operacionalizamos a logística necessária, tudo, mas tudo faz a diferença!

É importante testar os equipamentos e ensaiar a organização da cerimonia in loco. Por vezes, o que idealizamos, quando confrontados com a realidade do espaço, não corresponde exatamente às expectativas, então, é preciso reajustar.

Mas mais importante de tudo, é ter uma equipa alinhada, desprovida de qualquer interesse ou má vontade, a não ser o de que, vamos fazer acontecer! É fundamental que quem intervenha no processo, esteja sobejamente convencido da importância do seu contributo, independentemente de ir assegurar a limpeza ou ser o “mestre” da cerimónia.

Todos são igualmente importantes, cada um naquilo para que foi indigitado.

Sabemos que em qualquer evento ou cerimónia, é necessária a colaboração de vários serviços. Para que tudo dê certo, o espírito tem de ser o de que, juntos, vamos concretizar a melhor cerimónia / evento de sempre.

Pouco importa se é o serviço A ou B, há momentos em que somos um só, o Município, pois é ele que representamos, é dele que se vão lembrar, para o bem e para o mal!

A atitude perante o todo é determinante, ou passamos o tempo a apontar o dedo e a lamentar-nos, ou metemos a "mão na massa", dando o nosso melhor contributo!

Preparada a cerimónia / evento, com pompa e circunstancia, e chegado o momento, é também preciso estar preparado para reagir às surpresas, à falta de alguma coisa! É preciso ter as pessoas certas no sítio certo para, na hora de atuar, sem stress, e de sorriso nos lábios, se conseguir atenuar qualquer vicissitude. É bom ter presente que, nestas situações, a questão não é o acontece é a forma como reagimos ao que acontece que faz a diferença!

Apenas como apontamento, ressalvar ainda a importância da forma como nos apresentamos, não vale tudo, há momentos para tudo e por isso não devemos descurar da nossa apresentação! A primeira impressão é determinada por quem dá a cara na receção, encaminhamento e desenrolar da cerimónia, portanto, há que fazer sempre uma escolha acertada e cuidar da sua aparência! Se possível, podemos e devemos avaliar se existe um dress code para a ocasião, o que serve para quem prepara e para quem participa!

Somos a alma da cerimónia, o objetivo é que quem venha, tenha a oportunidade de vivenciar uma experiência única, que recorde com agrado!

Dá trabalho sim, mas é mais gratificante chegar a casa cansado mas feliz e orgulhoso, do que cansado e frustrado! 

A escolha é nossa!