As solicitações diárias enchem-nos de tantas ocupações que rapidamente se transformam em preocupações, e sem darmos por isso, numa bola de neve que nos embrulha de tal forma que parece que nos falta a clareza para encontrarmos a saída!

No caso das Autarquias, a quantidade e diversidade de atribuições e competências que lhe estão cometidas, intensificam a exigência do dia a dia!

Nos últimos anos, temos vindo a assistir a um avolumar de “prestação de contas” às estruturas Governamentais com tutela ou competências de controlo e acompanhamento da atividade Local, com vista a prestar contas ao nível Nacional, o que aumenta substancialmente o número de tarefas diárias!

A esta realidade, acresce agora a Transferência de Competências em diversas áreas a que os Municípios, cada um ao seu ritmo, nos últimos dois anos, foram anuindo!

Não menos importante, a conjuntura Covid-19 que obrigou a prontamente dar resposta a diversas frentes, sem prejuízo de tudo o resto!

Não se trata de lamentação, mas sim de constatação de que para “dar conta do recado”, são necessários recursos, mas acima de tudo uma postura construtiva de reajustamento diário, tentando acorrer a todas as frentes da melhor forma possível.

Cada um tem a sua realidade!

Não será apenas na Administração Local, é claro, mas falo da realidade que conheço, e que é transversal aos 308 Municípios!

Neste contexto, gerir prioridades é um desafio diário para todos!

Cada um de nós tem de adotar estratégias que nos permita gerir prioridades! Gerir prioridades implica adotarmos ferramentas que nos ajudem a identificar, listar, fazer a ficha técnica da prioridade e programar a sua realização em função disso.

Não é uma tarefa fácil, mas é possível! Quanto mais consciente e natural for o processo, mais fácil será definir prioridades e agir em conformidade.

São muitas as ferramentas disponíveis! A determinação de cada um em inteirar-se é que é determinante para conseguir melhorar diariamente a capacidade priorizar!

A nossa saúde mental precisa de tranquilidade! O nosso estado de ansiedade influencia o ambiente e a equipa, por isso, cabe a cada um trabalhar para que seja o mais saudável possível!

Quem me conhece sabe que eu sou fã das grelhas, mas a palavra certa para hoje é matriz! Com a matriz seja do que for, consigo organizar o pensamento e de forma rápida fazer uma avaliação do que é prioritário!

É preciso ter a fotografia do todo para conseguir desconstruir e priorizar!

Então, no que diz respeito a priorizar eu gosto de utilizar a matriz de Eisenhower, desenvolvida pelo 34° Presidente dos Estados Unidos, Dwight D. Eisenhower, uma matriz que nos ajuda a agrupar as atividades em função de duas variáveis: importância e urgência.

Como tarefas importantes, aquelas que, após realizadas, têm impacto direto nas metas que definimos e nos propósitos que desejamos atingir;

Já as tarefas urgentes, são aquelas que têm prazos definidos e a terminar e que exigem atenção no momento. Caso não recebam a atenção necessária, podem resultar nalgumas consequências mais ou menos graves!

O primeiro objetivo é listar todas as tarefas que tivermos em mãos, e agrupa-las!

Depois de agrupar as tarefas em urgentes e importantes, é hora de voltar a classifica-las em função da intensidade (baixa ou alta) e dividi-las em 4 grupos:

No quadrante Muito importante e Muito urgente estarão as tarefas que carecem de resposta imediata, com prazos definidos, sem margem para dúvidas, sob pena de se vir a pagar um preço muito alto por não as ter realizado! Então, são tarefas para “fazer agora!”

No quadrante Muito importante e Pouco urgente, estarão um conjunto de tarefas importantes para a nossa missão, mas que por não terem prazo definido podem ser tratadas de forma mais tranquila, com um agendamento prévio. É importante que não sejam realizadas em simultâneo com as do quadrante anterior.

No quadrante Pouco importante e Pouco urgente estão aquelas tarefas que devemos deixar para segundo plano, e se não conseguirmos realizar, simplesmente devemos aceitar esse facto e tira-las da nossa lista! Elas não influenciam o resultado e nem têm prazos, daí não serem prioridade!

Por fim o quadrante Pouco importante e Muito urgente, aquelas tarefas que, apesar de não influenciarem diretamente o resultado, porque têm prazos a cumprir, têm de ser realizadas, então nesse caso, sempre que possível, devemos delegar! Caso não tenhamos em quem delegar, devemos prioriza-las para despois das tarefas do primeiro e segundo quadrante.

Esta matriz ajuda em qualquer altura, mas sobretudo em momentos de tensão e stress, em que parece que está tudo por fazer, e ao mesmo tempo!

Em resumo, como principais benefícios temos:

• saber por onde começar;
• redução da ansiedade;
• definição de critérios;
• atenção ao que realmente importa;
• mais clareza nas tarefas;
• organização das tarefas;
• eliminação de desperdício de tempo;
• aumento da produtividade.

Não sei se adotas alguma outra ferramenta ou estratégia, mas se quiseres partilhar, será um contributo bem-vindo!

O importante é manter a calma e termos o discernimento suficiente para desenrolar o “novelo”! Depois é desconstruir e reconstruir com prioridades!

Saber por onde começar é aquele “empurrão” para que tudo comece a fluir!